Con motivo de la conmemoración este 9 de junio del Día Internacional de los Archivos, los responsables de las delegaciones de Cultura, Encarnación Sánchez, y Patrimonio, Mario Fernández, han presentado el trabajo de clasificación y organización que se lleva a cabo en los dos archivos municipales: el histórico “Francisco Tornay” y el Central Administrativo.

Estas tareas han sido posibles con la contratación de dos expertos en biblioteconomía con cargo a los planes de empleo de la Junta de Andalucía, Alejandro García y José Martínez Téllez, y una tercera en los próximos meses, que posibilitan que por primera vez se acometa la organización del archivo administrativo y la trasferencia de documentos al histórico.
Además de las contrataciones, se han realizado mejoras de mantenimiento y ampliación de los espacios físicos con adquisición de mobiliario para el archivo administrativo, situado en el complejo Ballesteros. El archivo histórico, en el edificio Istmo-Comandancia, contará en breve con otra distribución que ganará espacio de almacenamiento, además de la incorporación de material de trabajo.
Según explica el delegado de Patrimonio: “el archivo administrativo era un mero almacén de papeles, sin gestión alguna, organización ni control de lo que allí entraba”. Martínez Téllez asegura que es la primera vez que se trata con criterios de clasificación y ordenación este archivo: “se han encontrado documentos que deberían haber pasado al archivo histórico hace mas de cuarenta años, como por ejemplo, planos de la casa de la familia Earle, entre otros muchos. El archivo histórico no es un elemento acabado, sino algo vivo, ya que no toda la documentación histórica que posee la ciudad se encuentra aún en el archivo correspondiente”. Además, se está actualizando la organización, pasando de etiquetas descriptivas a numéricas, mucho mas eficaces.
En estos meses se ha conseguido llevar unos registros coordinados entre ambos, con salida de documentación del archivo administrativo y entrada en el histórico. Aunque todavía queda mucho por hacer, se han sentado las bases organizativas del archivo administrativo, y en este sentido, Alejandro García explica que “se necesita mucho tiempo para el estudio y el análisis de la documentación y decidir qué documentos tienen valor histórico y pasan a su archivo correspondiente, o no tienen valor probatorio o jurídico alguno y pueden ser destruidos, pero este proceso necesita de un protocolo”. Actualmente no se están desprendiendo de ninguna documentación, pues para ello es necesario crear una comisión de consulta con unos criterios establecidos para dictaminar qué puede o no puede retirarse.
Mario Fernández considera que una de las bases de la administración pública es contar con un buen sistema de clasificación de documentos, por eso una de sus metas, en coordinación con la Secretaría General, es la adecuación de los archivos. “Es una tarea ardua, difícil y poco visible que llevamos haciendo desde hace dos años, pero fundamental para contar al final del mandato político con un sistema de archivos tal y como marca la ley, que nos encomienda la custodia y buena organización de los documentos”, aseguró el edil.
Dentro del archivo histórico “Francisco Tornay” destacan por ejemplo el primer libro de actas de La Línea de la Concepción, que data del 20 de julio de 1870; un libro de la Intervención Municipal, de 1872; una relación de reclutas en la que existe una alta incidencia de prófugos, un registro de vehículos mecánicos de los años 20, que da idea de la existencia de una burguesía comercial con acceso a estos vehículos; un proyecto de alcantarillado de los años 30 en pergamino con portada a mano; periódicos del siglo XIX, como “Nuevo papel”, o el satírico “El Perogrullo” hechos en La Línea. También hay láminas, películas, negativos de fotografía, dibujos, etc.
Por su parte, Encarnación Sánchez, ha subrayado la importancia de los archivos en el marco del Día Internacional y ha informado de la suspensión de las visitas de estudiantes que, en colaboración con Educación, iban a celebrarse, suspendidas por el luto oficial de tres días a raíz de la muerte del policía local, Víctor Sánchez.